最終刊
御存知ですか?管理組合を
 皆さんのマンションには管理組合がありますか?きっと返事はイエスでしょう。
では、皆さんは管理組合のことをしっかり理解していらっしゃいますか?
 『だいたいのことはわかっているとは思うんだけれど、規約を読むのもおっくうなので・・・』とおっしゃる方が多いのではないでしょうか。

管理組合って何?

 いまでこそ管理組合という言葉も定着してきましたが、それでも、まだまだ管理組合という言葉の固さから抵抗を感じられる方が多いのも事実のようです。もちろん財産の維持管理という点からみれば、固い組織であって当然なのですが、人と人とのつきあいや繋がりがないとうまく運営できないという組織でもあります。

町内会や自治会とはちがう
 近くに住んでいて、人と人とのつながりということでいえば、同じような組織で町内会とか自治会と呼ばれる組織があります。
 しかし、町内会や自治会と管理組合は似ているようでもまったく異なる組織なのです。管理組合は、マンションの持ち主の団体組織です。
 そして、持ち主全員参加の組織で、全員が共有している共用部分と呼ばれる部分を管理するための組織なのです。けっしてそのマンションを建てた建設会社が管理するものでもなく、また管理会社や管理人が管理するものでもありません。マンションに関することをいろいろ決めるのはあくまでも『管理組合』です。

運営方法も様々です
 さてその共用部分を管理する管理組合のキーワードは『組織』と『お金』と『知恵』です。組織もお金も、管理組合すなわち皆さんひとりひとりのものです。 けっして誰か他の人に頼むという筋のものではありません。でも知恵については、皆さんの知識と経験だけでは、『よくわからないが・・・』ということが多いことでしょう。そんな時の知恵袋になるのが、理事経験者であり、管理会社であり、コンサルタントであり、管理組合団体ではないでしょうか。 しかし、あくまで、主体はその年度の理事会です。判断するためにいろんな知恵袋を有効に使うのが、管理組合の運営のコツといえるのではないでしょうか。その『コツ』も新理事会にぜひとも引き継いでいただきたいと思います。
 


 
 
管理組合を運営していく上で大切なこと

 新しく理事に選ばれて、理事会でのおつき合いが始まってしばらくしてから、『理事になるまでは、廊下でお会いしてもお互いココのマンションの方かどうか知らなかった』というお話を聞くことがあります。
 またその一方で、町内会で知っているからということで、あの方に理事になってもらったら?あの人は?という話になるということもあります。
 管理組合はそもそも共有資産を共に維持していくための組織ですから、そういった意味では必要なことを必要な時だけ会議を開催して決めていけば良い、ともいえるでしょう。 しかし、顔なじみであることは管理組合を運営していく上ではとても大切なことです。

こんなことからはじめてみませんか

 そこで、顔なじみになっていくためのいろいろな仕掛けを作ることも管理組合の大切な仕事になります。
 ある管理組合では、みんなで協力して庭にバラを作っています。そして話しをしながら一緒に作業をしてその成果についてまた交歓会をもつということをおこなっています。
 またあるマンションでは、自治会と協力してもちつき大会を毎年年末に実施しています。集会室に本箱を作って各住戸で不要になった本を持ち寄ってマンション文庫を作って大人も子供も本を借りにくるというところもあります。カラオケのセットを購入した管理組合もあります。

 工事があれば、着工前に説明会兼起工式を、竣工すれば竣工パーティを、委員会が終われば打ち上げ会を、といろいろ仕掛けを増やす努力も大切です。ともすれば、その期の理事会になんでもお任せという雰囲気になりがちですが、少しでもいろんなことに参加してもらって顔を合わせる機会を増やしていってはいかがでしょうか。
 広報を作られる時に、理事長さんなどの似顔絵を書き入れて好評だったマンションもあります。広報で伝える内容はどうしても、工事へのご協力、管理費値上げへのお願い、苦情への回答といったことになりがちですが、こんどの管理人はこんな人ですよとか理事長のひととなりの紹介とかこんな花が敷地内で咲いていますよといった話題になりやすい材料を盛り込むのもコミュニケーション作りに役立つのではないでしょうか。

 
 
Q1.毎年、理事の改選で困っています。なにかコツはありませんか?
Q2.工事に向けて、理事会とは別に特別な委員会を作るのが良いと聞きますが・・・?

Q1 毎年、理事の改選で困っています。なにかコツはありませんか?
A  春になりますと、いろいろな所でいろいろな役員の改選が行われます。
町内会しかりPTAしかりです。
そして管理組合も、総会で役員改選案が承認を受けて新しい理事会体制ができあがります。さてその理事にはだれがなるべきなのか。
 それはそれぞれのマンション管理組合の規約で決めてあるわけですが、たいていの場合は、区分所有者でかつそこに居住している人たちから選ぶということになっていると思います。
 ですから、多くのマンションでは、階数やブロックごとにグループをつくってその中で順番に担当していくというスタイルが定着しているようです。ところが、途中で入ってこられる方や賃貸の方などが増えてくると少しややこしいことになります。
 また、以前にどなたが理事をされていたかということをご存じない方も増えてきます。その上、原則をつくろうとしてもいろいろな特殊例がでてきていきづまることもあります。
 そこで、コツですが、管理組合で、いままでの理事経験者のリストを住戸番号別に作成しておいて、そのリストをグループ会議で見ながら次年度理事ともう1年先の理事候補までの打ち合わせをしてみてはいかがでしょう。
 それも総会の直前におこなうのではなく、少し余裕をもって、春の総会でしたら1月くらいから相談を始めて新理事候補の顔合わせができるように配慮してみてはいかがでしょう。
 それからこれは規約の改正が必要になるかもしれませんが、ぜひともお勧めしたいのは、半数改選制度です。1年でも経験された方がいらっしゃれば随分気が楽だと思います。ひとつの役を新旧でタイアップしてこなすということも良いのではないでしょうか。

Q2 工事に向けて、理事会とは別に特別な委員会を作るのが良いと聞きますが?
A  管理組合には、工事内容を考えるところから始まって、その準備から工事実施にいたるまでの問題をいろいろ検討するという業務があります。この業務は、複数年度にまたがるという点と、通常の管理業務とは少し異なった業務になるということで、多くのマンションでは理事会とは別の特別委員会を作ることが多いようです。
 理事会があまり問題をかかえていないマンションの場合は、理事会で工事関係もこなしていくことができるかもしれませんが、理事会の回数も増えますので負担が大きくなり過ぎるかもしれません。できれば別組織で対処する方が皆さんの負担減という面からもおすすめです。この特別委員会の名称については、工事委員会だったり、長期修繕委員会であったり、計画実行委員会であったりしますが、大事な点は、こういった委員会があるということを広く知らせることと、理事会との関係をきっちりとしておくことです。
 多くのマンション管理組合では、特別委員会を理事長が諮問する委員会として位置づけて、その委員会からの答申内容を理事会で承認するという形をとっています。
委員のメンバーは理事長から委嘱することが多いようですが、総会の場で、委員の紹介をするのも良いと思います。管理組合によっては、理事会や理事長推薦の委員のほか、公募という方法をとっていることろもあります。 
 工事に向けての委員会では、昼間マンションにいない人ばかりが委員になるよりも昼間の事情を良く知っている方々の委員会参加も貴重です。
ひとつご注意申し上げるとしたら、委員会が理事会からあまり独立化しないことです。たとえば、毎回理事会に検討内容を報告するとか、理事長と営繕担当理事と会計だけは委員会メンバーに加わるといった方法が良いのではないでしょうか。風通しとコミュニケーションが良いということは、なにかにつけ管理組合運営のコツだと思います。
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